En temporada alta, en horarios nocturnos, en momentos de pico... la atención telefónica se convierte en un cuello de botella que afecta tanto a la experiencia del huésped como al rendimiento del equipo.
Cuando recepción está gestionando el check-in de cinco personas a la vez, el teléfono suena y nadie lo coge. Esa llamada puede ser una reserva directa que acaba yendo a Booking. O un huésped con una incidencia que se queda sin respuesta y luego lo pone en una reseña.
Un porcentaje significativo de las búsquedas y consultas de hoteles se producen por la noche o en fin de semana. Si no hay nadie para responder en ese momento, la persona busca otra opción. El asistente de voz no tiene horario.
"¿Tienen parking?", "¿A qué hora es el check-in?", "¿Aceptan mascotas?", "¿El desayuno está incluido?"... Estas preguntas tienen respuesta fija y no necesitan a una persona. Pero consumen tiempo de recepción que podría dedicarse a atención de valor real.
No sustituye a tu equipo. Libera a tu equipo de las llamadas que no necesitan intervención humana.
El asistente consulta disponibilidad, informa de tarifas y condiciones, recoge los datos del huésped y registra la reserva directamente en tu sistema. También gestiona modificaciones y cancelaciones según las políticas del hotel.
Llamadas o mensajes automáticos el día antes de la llegada con la información clave: hora de check-in, instrucciones de acceso, servicios disponibles, parking, restaurante. El huésped llega sabiendo exactamente qué esperar.
Horarios de desayuno, política de mascotas, check-out tardío, disponibilidad de sala de reuniones, información sobre el parking, acceso a la piscina... Respuestas inmediatas sin esperar en cola ni molestar a recepción.
El día del check-out o al día siguiente, el asistente llama o manda un mensaje al huésped para agradecerle la visita y pedirle que deje una reseña en Google o Booking. Más reseñas positivas, mejor posicionamiento, más reservas directas.
El sistema envía confirmaciones de reserva por voz o mensaje, recordatorios a quienes no han confirmado y avisos de cambios de última hora. Todo sin que el equipo tenga que hacer una sola llamada manual.
El asistente puede detectar el idioma del llamante y responder en español, inglés, francés u otros idiomas configurados. Especialmente útil en hoteles con perfil de huésped internacional donde el equipo no siempre puede atender en varios idiomas a la vez.
El asistente coge la llamada de forma inmediata, sin espera. Se presenta con el nombre del hotel y pregunta en qué puede ayudar.
El asistente identifica si el huésped quiere hacer una reserva, tiene una pregunta, necesita modificar algo o tiene una incidencia. Guía la conversación de forma natural.
Si puede resolverlo solo, lo hace y registra la información en el sistema. Si la consulta necesita atención humana, transfiere la llamada a recepción con un resumen de lo hablado.
Cada llamada queda registrada con transcripción, datos recogidos y acción tomada. El equipo tiene visibilidad completa de todas las interacciones sin necesidad de estar presente.